كيفية تقدير تكلفة المشاريع بدقة
للحفاظ على مشروع ضمن الميزانية أو أقل منها ، فإن القدرة على تقدير التكلفة بدقة هي جزء حيوي من العملية. هناك العديد من التكاليف المختلفة التي يمكن أن تظهر أثناء تسليم المشروع. ومن ثم ، يمكن لطريقة التقدير الدقيقة أن تحدث فرقًا كبيرًا بين الخطة الناجحة والخطة الفاشلة. بالنسبة إلى النشطاء المخضرمين ، من المفهوم أن المشاريع تجلب مخاطرها الخاصة ، وتضيف المخاطر تكاليف غير متوقعة.
تقدير التكلفة ، هو عملية تأخذ في الاعتبار العديد من العوامل المختلفة. ينطبق تقدير تكلفة المشروع على كل شيء من بناء مبنى إلى تطوير البرمجيات. كما هو الحال مع معظم الأشياء في الحياة ، فإن المال مطلوب. كلما زاد الوضوح بشأن مقدار الأموال المطلوبة لإكمال المشروع ومن أين أتت ، زادت احتمالية تحقيق هدفك.
هناك 12 خطوة متضمنة في عملية تقدير التكلفة ، موضحة أدناه ؛
- تحديد الغرض من التقدير: تحديد الغرض من التقدير ، ومستوى التفاصيل المطلوبة ، ومن يتلقى التقدير والنطاق العام للتقدير.
- وضع خطة تقدير: قم بتجميع فريق تقدير التكلفة ، ووضع الخطوط العريضة لمنهجهم. قم بتطوير جدول زمني ، وحدد من سيقوم بتقدير التكلفة المستقلة ثم قم بإنشاء الجدول.
- تحديد الخصائص: قم بإنشاء وصف أساسي للغرض والنظام وخصائص الأداء. وهذا يشمل أي آثار تكنولوجية ، وتكوينات النظام ، والجداول ، والاستراتيجيات ، والعلاقات مع الأنظمة الحالية. يجب أيضًا تضمين عناصر الدعم والأمان والمخاطر والاختبار والإنتاج. يجب مراعاة النشر والصيانة وأي أنظمة قديمة مماثلة.
- تحديد نهج التقدير: حدد هيكل تقسيم العمل (WBS) ، واختر طريقة التقدير الأنسب لكل عنصر في هيكل تنظيم العمل. تحقق من التكلفة وجدولة السائقين ؛ ثم قم بإنشاء قائمة تحقق.
- تحديد القاعدة والافتراضات: حدد بوضوح ما يتم تضمينه وما هو مستبعد من التقدير ، وتحديد الافتراضات المحددة.
- الحصول على البيانات: قم بإنشاء خطة لجمع البيانات ، وتحليل البيانات للعثور على محركات التكلفة.
- تطوير تقدير النقاط: قم بتطوير نموذج تكلفة عن طريق تقدير كل عنصر من عناصر WBS.
- إجراء تحليل الحساسية: اختبار حساسية التكاليف للتغيرات في تقدير قيم المدخلات والافتراضات الرئيسية ، وتحديد محركات التكلفة الرئيسية.
- إجراء تحليل المخاطر وعدم اليقين: تحديد التكلفة والجدول الزمني والمخاطر الفنية الملازمة لكل عنصر في WBS وكيفية إدارتها.
- توثيق التقدير: احصل على وثائق لكل خطوة في العملية لإبقاء الجميع على نفس الصفحة مع تقدير التكلفة.
- تقديم التقدير إلى الإدارة: أطلع صانعي القرار على تقديرات التكلفة للحصول على الموافقة.
- تقدير التحديث: يجب تحديث أي تغييرات والإبلاغ عنها. أيضًا ، قم بإجراء تشريح بعد الوفاة حيث يمكنك توثيق الدروس المستفادة.
تتأثر التقنيات المطلوبة لتقدير تكلفة المشروع بعوامل مختلفة. يمكن التخفيف من ذلك من خلال التقنيات لتقديم تقدير أكثر دقة للتكلفة.
من الأفضل طلب المساعدة من الخبراء في مجالهم ، أو خبير الموضوع (SME) أو البيانات التاريخية. في حالة توفر البيانات التاريخية ، يُعرف هذا باسم التقدير المماثل ، والذي يُظهر السوابق التي تساعد في تحديد التكاليف المستقبلية في المراحل الأولى من المشروع.
تستخدم النمذجة الإحصائية ، أو التقدير المعياري ، أيضًا البيانات التاريخية لمحركات التكلفة الرئيسية ، ثم تحسب ما ستكون عليه هذه التكاليف إذا تم تغيير المدة أو إذا تم تغيير جانب من جوانب المشروع.
قد يكون النهج المحبب هو التقدير التصاعدي ، والذي يستخدم تقديرات المهام الفردية ثم يضيفها لتحديد التكلفة الإجمالية للمشروع.
يأتي التقدير المكون من ثلاث نقاط بثلاثة سيناريوهات ، هي على الأرجح نطاقات متفائلة ومتشائمة. ثم يتم وضع هذه في معادلة لتطوير تقدير.
يحدد تحليل الاحتياطي مقدار احتياطي الطوارئ الذي يجب تخصيصه. يحاول هذا النهج الجدال في عدم اليقين. هناك أيضًا تكلفة للجودة ، والتي تستخدم الأموال التي يتم إنفاقها أثناء المشروع لتجنب الفشل. هذا هو المال المطبق بعد المشروع لمعالجة الإخفاقات. يمكن أن يساعد ذلك في ضبط تقدير التكلفة الإجمالية للمشروع. ومقارنة عروض الأسعار من البائعين تساعد أيضًا في تحديد التكاليف.
استخدام الأدوات الديناميكية لتقدير التكاليف ، من المفيد استخدام برنامج عبر الإنترنت لجمع كل معلومات مشروعك. يمكن استخدام برامج إدارة المشاريع في انسجام مع العديد من هذه التقنيات للمساعدة في تسهيل العملية. يمكن استخدام البرامج عبر الإنترنت لتحديد فرق المشروع والمهام والأهداف.
عند تقدير المهام الفردية ، يمكن أيضًا جمع التكاليف وتعقبها على مخطط جانت عبر الإنترنت. يمكن تحسين ذلك باستخدام الأداة عبر الإنترنت التي تختارها. هذا هو الحال أيضًا عند تقدير تكلفة الموارد. عند التخطيط لمشروع باستخدام أداة إدارة المصادر ، يمكن النظر في حساب جداول الموظفين ، وتأجير المعدات ، والعطلات ، ومساحات المكاتب والعوامل الأخرى التي لها تأثير على الميزانية. يعد توزيع موارد المشروع إحدى طرق تحقيق التوازن في الميزانية.
قم بإنشاء خطة موارد عن طريق جدولة تواريخ الموارد المخططة ، والمدة التي ستحتاج إليها ، ومن سيشارك. يتضمن أي معدات أو تأجير موقع. أيضًا ، قم بتقسيم ذلك إلى مقدار الموارد اللازمة لكل نشاط على أساس يومي. ثم قم بإنشاء جدول بموارد مفصلة ، بما في ذلك المدة والتكاليف المقدرة.
يجب مراعاة هذه المكونات والعوامل عند تقدير ميزانية المشروع. تأكد من استخدام الموارد والأدوات المتاحة لتحسين تقدير الميزانية على أفضل وجه ممكن. إذا كانت هناك مكونات تستخدمها ولم يتم ذكرها هنا ، فسيكون من الرائع أن تسمع منك.
