مسؤوليات المراقبة في المدرسة

املي بالله

نائبة المدير العام
مسؤوليات المراقبة في المدرسة .

* ـ هي الإدارية المسئولة عن إقامة النظام في المدرسة، وضبط أوقات الدوام، وزمن الحصص، والإشراف على انتظام الطالبات، ويسند لها المهام والمسؤوليات الآتية :
1 – الالتزام بأحكام الإسلام والتقيد بالأنظمة والتعليمات وقواعد السلوك والآداب واجتناب كل ما هو مخل بشرف المهنة .
2 – الإشراف على انتظام الطالبات أثناء الاصطفاف الصباحي ومراقبة دخولهن وخروجهن من الفصول .
3 – الإسهام في عملية توزيع الطالبات على الفصول في بداية العام الدراسي .
4 – مراقبة انتظام الدراسة في وقتها ومتابعة دخول المعلمات حصصهن في مواعيدها والتبليغ عن الفصول الشاغرة .
5 – مراقبة مواظبة الطالبات بشكل دقيق ومنظم حسب التعليمات، وتسجيل أسمائهن هجائياً في السجل الرسمي، واستخدام دفتر الدوام اليومي مع أخذ توقيع معلمة الحصة ثم تفريغه في السجل الرسمي مع كتابة (غ) للطالبة الغائبة إذا كان غيابها بدون عذر، و (غ ب) إذا كان غيابها بعذر، وحصر أيام الغياب في نهاية كل شهر سواء ما كان منها بعذر أو بدون عذر في المكان المخصص لها، والاتصال هاتفياً في اليوم نفسه بأولياء أمور الطالبات الغائبات لمعرفة سبب الغياب وتسجيله، وعمل ملف لحفظ أعذار الطالبات للرجوع إليه عند الحاجة .
6 – تسجيل ما تلاحظه من مخالفات في دفتر خاص لمناقشتها مع الوكيلة يومياً للوقوف على حالة المدرسة، وإعداد إشعارات الغياب بدون عذر وذلك بعد إجراء الاتصالات الهاتفية بأهالي الطالبات .
7 – محاولة حل ما يصادفها من مشكلات يومية بالطريقة المناسبة مع اللجوء إلى الإدارة في الحالات التي يصعب حلها .
8 – تنظيم وترتيب ملفات الطالبات للفصول التي توكل مسئولياتها إليها .
9 – الإشراف العام على مرافق المدرسة ونظافتها ومتابعة أعمال المستخدمات وحث الطالبات على المحافظة على الأثاث المدرسي، وإعداد تقرير أسبوعي عن سير النظافة والصيانة في المدرسة .
10 – متابعة جداول المناوبة للمحافظة على النظام وخاصة المناوبة حين الانصراف .
11 – متابعة تنفيذ جداول الانتظار .
12 – متابعة التزام الطالبات بالمظهر المحتشم والزي الرسمي والعباءة الساترة وعدم التزين بالحلي وتجنب إطالة الأظافر أو طلائها وكذلك استعمال المساحيق واحتذاء الكعب العالي .
13 – مراقبة الطالبات أثناء الفسح وحين تأدية الصلاة وأثناء خروجهن تبعاً للتعاميم التي صدرت بهذا الخصوص .
14 – القيام بأي أعمال أخرى تسندها إليها مديرة المدرسة أو وكيلتها وفق ما تقتضيه طبيعة العمل المدرسي .
 
التعديل الأخير بواسطة المشرف:
مسئوليات المراقبة و واجباتها


المراقبة :
مسئولة عن إقامة النظام بالمدرسة و ضبط أوقات الدوام و زمن الحصص .
· الإشراف على انتظام الطالبات في الطوابير و الفصول .
· و تعتبر العمود الفقري للنظام و الانضباط في المدرسة لذا فهي ملتزمة بتنفيذ الواجبات و المسئوليات بالمدرسة و هي تنقسم إلى ثلاثة أقسام .
أولا : واجباتها و مسئولياتها مع الطالبات :
1. الاطلاع على اللائحة الداخلية لتنظيم ( المرحلة المتوسطة و الثانوية ) أو ( المرحلة الابتدائية ) و دراستها دراسة وافية و التقيد تما ورد فيها من تعليمات حول الإجراءات الواجب اتخاذها حيال غياب الطالبات و الأنظمة المدرسية مع ضرورة تواجد نسخة من اللائحة لدى كل مراقبة تمشياً مع التعميم رقم 5187 / 8 ك و تاريخ 24 / 4 / 1416 هـ و تطبيق اللائحة الداخلية بالمدارس .
2. الإشراف على طوابير الصباح و التزام الطالبات بالأنظمة المدرسية و الانضباط بالفصول و أخذ التعهدات على الطالبة المخالفة إن لزم الأمر .
3. المحافظة على النظام و الهدوء داخل المدرسة و متابعة خروج الطالبات ظهراً و أثناء الفسحة حين تأدية الصلاة تمشياً مع التعليمات الواردة بخصوص ذلك تمشياً مع التعميم رقم 5314 / 3 ك و تاريخ 2 / 5 / 1413 هـ بخصوص بداية الدوام و تحديد الانصراف في غير وقت الصلاة .
4. الإسهام في عملية توزيع الطالبات على الفصول في بداية العام الدراسي و يجب أن يراعى ( تساوي الأعداد في الفصول ـ و توزيع الطالبات حسب التقديرات و ليس حسب الحروف الأبجدية ) و يكون ذلك تحت إشراف المساعدة المسئولة .
5. مراقبة مواظبة الطالبات بشكل دقيق و منظم حسب التعليمات و عدم الاعتماد على الطالبات في أخذ الغياب و يتم أخذ الغياب نهاية الحصة الأولى مع ضرورة أخذ توقيع معلمة الحصة .
· تسجل الأسماء هجائياً في السجل و استخدام سجل الغياب اليومي .
· تفريغ الغياب في السجل الرسمي الشهري مع كتابة ( غـ ) باللون الأحمر إذا كان غيابها بدون عذر و ( غـ ) باللون الأخضر إذا كان غيابها بعذر و تحصر الغياب بعذر بدون عذر نهاية كل شهر في الخانة المعدة لذلك يراعى التعميم رقم 4867 / 8 ك و تاريخ 7 / 5 / 1410 هـ إيضاح بعض الأمور المتعلقة بالاختبارات .
ملحوظة :
في حالة نقل طالبات من مدارس أخرى يراعى توزيعهن على الفصول بطريقة متساوية و عدم تكيسهن في فصل واحد بحجة الحروف الهجائية و يوزعن في الفصول الأقل عدداً .
1. الاتصال هاتفياً في نفس اليوم بأولياء الأمور للطالبات الغائبات و المتأخرات لمعرفة سبب الغياب أو التأخير حسب التعميم رقم 214 / 2 / 1 ت و تاريخ 1 / 4 / 1407 هـ و التعميم رقم 10 / 2 ف / 1 ت وتاريخ 15 / 1 / 1418 هـ بشأن سجل و متابعة و تأخير الطالبات في المدارس و تدون جميع الملاحظات في السجل المعد لذلك .
  • عمل ملف لحفظ ، أعذار الغياب ـ إشعارات الغياب ـ التقارير الطبية مع فهرسة الملفات المطلوبة .​
  • إعداد إشعارات العياب بدون عذر و ذلك بعد إجراء الاتصالات الهاتفية بأولياء الأمور للطالبات و إرساله في دون تأخير مع أخذ توقيع الطالبة على الصورة .​
  • إعداد سجل خاص بمخالفات الطالبات تسجل فيه المخالفات لمناقشتها مع المساعدة المسئولة يومياً للوقوف على الحالة و بالتالي وضع الحلول السليمة التي تتناسب مع المرحلة أو تحويل الموضوع إلى مديرة المدرسة في حالة تعذر حلها مع المساعدة​
  • 30

    محاولة حل ما يصادف المراقبة من مشكلات يومياً سواء من قبل الطالبات أو منسوبات المدرسة بالطريقة المناسبة و اللجوء إلى الإدارة في حالات قد يصعب حلها من المراقبة .​
  • اطلاع إدارة المدرسة على حالات الغياب المتكرر أو التأخير لدراستها ووضع الحلول المناسبة للحد من ذلك حرصاً على متابعة التزام الطالبات بالمظهر المحتشم و الزي الرسمي و العباءة الساترة و البعد عن لبس الحلي و تجنب إطالة الأظافر و طلائها و عدم استعمال المساحيق و لبس الكعب العالي و حث الطالبات على المحافظة على نظافة المدرسة و الأثاث المدرسي​
  • تنظيم ملفات الطالبات في بداية العام و المحافظة عليها بالاشتراك مع الكاتبة و بإشراف المساعدة المسئولة ـ ملفات الطالبات ( المنتظمات ـ المنقطعات ) .​
  • تحويل الطالبات إلى الوحدة الصحية المدرسية بموجب بطاقة السجل الصحي مع إعداد سجل خاص بتسليم السجل الصحي و أخذ توقيع المستلمة سواء الطالبة أو ولية أمرها .​
  • متابعة خروج الطالبات أثناء الدوام (الخروج اضطراري ) بواسطة سجل خاص و يسمح بخروجها في الحالات الضرورية فقط و يكون مع ولية أمرها و بعد إحضار البطاقة العائلية الأصلية أو الإقامة الأصلية و التعرف على هويته تدوين زمن الخروج و السبب و أخذ توقيع ولي الأمر .​
  • توزيع الكتب الدراسية على الطالبات في بداية العام الدراسي أو الفصل الثاني حسب ظروف المرحلة الدراسية بمساعدة رائدات الفصول في سجل خاص مع أخذ توقيعات الطالبات بالاستلام مع التأكد من وحدة الطبعات و صلاحية الكتب الموزعة و إعداد بيان خاص بحصر الكتب المتبقية ، مع إلزام رائدات الفصول بأخذ تواقيع الطالبات جميعاً أثناء الكتب بداية العام الدراسي و توقيع الرائدة .​
  • متابعة تجديد الإقامات للطالبات الغير سعوديات في حالة انتهاء صلاحية الإقامة مع إطلاع المساعدة بشئون الطالبات و المديرة في حالة تأخر إحضار الطالبة للإقامة المجددة .​
ثانياً : مسئولياتها و واجباتها مع منسوبات المدرسة ( المعلمات ) :
1. مراقبة انتظام الدراسة في وقتها و متابعة دخول المعلمات حصصهن الأساسية و الاحتياطية في المواعيد المحددة بلباقة و حسن تصرف و التبليغ عن الفصول الشاغرة من المعلمات .
( أي متابعة تنفيذ جداول الانتظار بالتعاون مع المساعدة في ذلك )
2. متابعة جداول المناوبة ( سواء الصباحية أو الفسحة ) للمحافظة على النظام و خاصة المناوبة أيضاً فترة الانصراف مع ملاحظة أداء الصلاة و عدم صرف الطالبات أثناء ( الأذان أو بينه و بين الإقامة ) .
3. اشتراكها مع الكاتبة و تحت إشراف المساعدة في تنظيم ملفات الطالبات المحافظة عليها .
4. اشتراكها مع منسوبات المدرسة في الأسبوع التمهيدي و مجالس الأمهات ببعض الفقرات والتوجيهات .
ثالثاً : مسئولياتها و واجباتها مع المستخدمات و مبنى المدرسة :
1. الإشراف على مرافق المدرسة و نظافتها متابعة أعمال المستخدمات ( بطرق تربوية إنسانية ) مع أعداد تقرير أسبوعي عن سير النظافة و الصيانة في المدرسة . و تبليغ المساعدة أو المديرة في حالة تقصير المستخدمات و تحفظ التقارير في ملف خاص بعد أخذ توقيع إدارة المدرسة على ما تم من اطلاعها على التقارير .
2. التأكد من صلاحية الكهرباء و صلاحية المكيفات بجميع غرب المبنى و صلاحية السباكة و توفر المياه بدورات المياه و الماء البارد و صلاحية البرادات و المراوح .
مديرة المدرسة
صالحة عثمان بنجر



السجلات و الملفات المسئولة عنها المراقبة

أولاً : السجلات :
1. سجل حضور و غياب الطالبات اليومي .
2. سجل متابعة غياب و تأخر الطالبات ( الاتصال الهاتفي ) .
3. سجل التعهدات و المخالفات .
4. سجل خروج الطالبات الاضطراري .
5. سجل تحويل الطالبات للوحدة الصحية .
6. سجل خلاصة غياب الطالبات .
7. السجلات الصحية الخاصة بالطالبات .
8. سجل متابعة تجديد الإقامات .
ثانياً : الملفات :
  • ملف إشعارات غياب الطالبات .​
  • ملف خطابات ردود أولياء الأمور .​
  • ملف إنذارات غياب الطالبات .​
  • ملف التقارير الطبية .​
  • ملف لحفظ التقارير الأسبوعية لسير النظافة بالمدرسة .​
  • ملفات الطالبات .​
تنظيم السجلات المدرسية و الملفات السابقة :
عند تنظيم السجلات الإدارية يتطلب مراعاة الأمور التالية :
  • يراعى ترك الورقة الأولى في جميع السجلات خالية .​
  • ترقيم صفحات السجل الرسمية بحيث تأخذ كل صفحة رقماً واحداً ثم تسجل في أول كل صفحة من كل سجل عبارة " بلغت عدد صفحات السجل ( ) " و توقع المسئولة بجانب العدد.​
  • البعد عن الكشط أو الشطب أو استخدام المزيل .​
  • الاعتناء بالسجلات من حيث التجليد و بشكل مناسب و دون المغالاة في ذلك مع الاعتناء بكتابتها بخط واضح و منظم .​
  • فهرسة جميع السجلات و ما يتبعها من ملفات .​
سجل حضور و غياب الطالبات اليومي :
1. يجب أخذ الغياب اليومي في نهاية الحصة الأولى مع مراعاة الدقة و الح1ر في ذلك .
2. يجب تسجيل أسماء الطالبات ثلاثياً مع أخذ توقيع المعلمة الموجودة في الفصل .
3. يتطلب حصر أعداد الطالبات المقيدات ، الحاضرات ،الغائبات و نسبة الغياب لكل سنة دراسية على حده
4. يتطلب أيضاً حصر إجمالي أعداد الطالبات المقيدات ، الحاضرات ، الغائبات و استخراج نسبة الحضور و الغياب لجميع فصول المدرسة
5. يسجل في الملاحظات اسم الطالبة المستجدة أو المنقولة مقابل السطر الخاص بالفصل الذي التحقت به أو نقلت منه مع تعديل العدد مباشرة .
6. اطلاع المساعدة بشئون الطالبات على السجل يومياً
سجل متابعة غياب و تأخر الطالبات ( الاتصال الهاتفي ) :
1. في بداية العام الدراسي يوزع النموذج حسب التعميم رقم 711 / 4 / دك و تاريخ 6 / 5 / 1407 هـ ليتم تعبئته من قبل ولي الأمر و بعد ذلك بحفظ في ملف لدى المراقبة .
2. إعداد و تنظيم السجل على النحو التالي :
v تكتب أحوال الطالبات في الصفحة الأولى حسب النموذج كل فصل على حده و في الصفحة المقابلة لأسماء الطالبات تبدأ المخابرات و تحتوي على الخانات التالية : المخابرة الأولى ـ سبب المخابرة ـ نتيجة المكالمات ـ توقيع المراقبة المسئولة .
ثم يتبعها المخابرة الثانية و الثالثة .
و بما أن الصفحة لا تكفي لعشر مكالمات فتترك صفحات فارغة لتمكن من تسجيل عشر مكالمات على الأقل خلال العام الدراسي مع ملاحظة ترك خانة الأسماء فارغة للصفحة السابقة .
v تدون الملاحظات التي تم التوصل إليها و ذلك في الحقل المخصص ب ( نتيجة المكالمة )
v على المراقبة عرض السجل على المديرة للاطلاع و التوقيع بعد الانتهاء من الاتصال بجميع الطالبات يومياً .
3. على المراقبة أن تلم و تحفظ صورة لديها بكل التعاميم التي تخص الطالبات للمرحلة التابعة لها كالتعميم رقم 400011 / د ك و تاريخ 6 / 5 / 1407 هـ بشأن إجراءات تنظيم دوام طالبات المدارس و الحد من غيابهن التعميم رقم 201 / 3 د ك تاريخ 20 / 2 / 1419 هـ ضرورة متابعة غياب كل طالبة و إبلاغ أهلها ، و التعميم رقم 4867 / 8 ك و تاريخ 7 / 5 / 1410 هـ بشأن إيضاح بعض الأمور المتعلقة بالاختبارات بالإضافة إلى اللائحة الداخلية لتنظيم المرحلة التابعة لها .
سجل متابعة عياب و تأخر طالبات المدرسة العام :
1. ترقيم صفحات السجل بأرقام متسلسلة .
2. يعد فهرس للسجل يوضح فيه الصفحات المخصصة لطالبات كل فصل .
3. يخصص لأسماء كل سنة دراسية عدد من الصفحات .
??
خطة المراقبة تحميل ● - مركز التحميل
 
التعديل الأخير بواسطة المشرف:
سجل حضور و غياب الطالبات الشهري :
1. تسجل أسماء الطالبات رباعياً من واقع حفيظة النفوس و البطاقة للسعوديات و جواز السفر لغير السعوديات مراعياً في ذلك تسلسل الأسماء حسب التسلسل الهجائي لكل صف دراسي .
2. تسجل أيام الأسبوع و تواريخها بما في ذلك أيام الخميس و الجمعة مع وضع خط طولي بلون أحمر عند هذين اليومين و كذلك العطل و الأعياد .
3. تكتب أسماء الطالبات لكل شعبة مرة واحدة سنوياً و تثني الأوراق على شهور السنة الدراسية بعد استقرار الأسماء في المدرسة
4. في حالة انتقال إحدى الطالبات إلى مدرسة أخرى أو تركت المدرسة لأي سبب أو سجلت حديثاً تسجل في حقل الملاحظات اسم المدرسة المحولة إليها أو منها و سبب تركها مع توضيح تاريخ انتقالها و رقم الخطاب و اسم المدرسة المنقولة منها و إليها و يوضع خط أحمر من يوم انقطاع الطالبة إلى نهاية الشهر مع عدم شطب الاسم و الأيام التي حضرتها .
5. التأكد من صحة الأسماء و مطابقتها تماماً بما هو مدون بسجل قيد الطالبات .
6. يسجل أمام كل طالبة غائبة بدون عذر ( غـ ) بالمداد الأحمر و ( غـ ـ ب ) للطالبة الغائبة بعذر و في حالة عدم وجود غياب لهذا اليوم نكتب كلمة لا يوجد في نهاية العمود أو يوضع شرطة ( ـ ) على أن يشار أمام كل الطالبات الحاضرات بما يفيد وجودهن مثل إشارة ( ؟ ) أو ( م ) .
7. يجمع في نهاية كل شهر الغياب بعذر و بدون عذر الحقول المعدة لذلك مع التوضيح في خانة الملاحظات أسباب الغياب بعذر مع ذكر رقم و تاريخ التقرير إن وجد أو خطابات الاعتذار .
8. و في أعلى كل صفحة تملأ البيانات بذكر السنة الدراسية ـ الفصل ـ الشهر .
سجل خروج الطالبات الاضطراري :
1. مسئولة عن خروج أي طالبة من المدرسة .
2. في حالة خروج أي طالبة من المدرسة يطب من ولي أمرها إحضار البطاقة أو الحفيظة و كتابة ذلك في السجل مع ذكر ذلك اليوم و التاريخ و الساعة و أسباب خروجها ثم رقم الحفيظة أو البطاقة و توقيع ولي أمرها على ذلك .
3. لا يسمح لأي طالبة بالخروج إلا مع والدها أو والدتها أو أخيها فقط .
سجل التعهدات و المخالفات :
1 - تقسيم السجل على حسب مراحل الدراسة .
2- تسجل أسماء الطالبات المخالفات سواء كان تقصيراً دراسياً أو مخالفة غير تربوية مع ذكر ما أتخذ من إجراء حيال الطالبة توقيع الطالبة على المخالفة ما أتخذ حيالها .
سجل خلاصة غياب الطالبات :
1. يسجل عدد أيام الغياب لكل طالبة بعذر و بدون عذر في نهاية كل شهر لكل صف دراسي على حده ، و في نهاية الفصل الأول تجمع عدد أيام الغياب بعذر و بدون عذر و تحسب درجة المواظبة بعد حسم درجات أيام الغياب بدون عذر .
2. في نهاية الفصل الدراسي الثاني تجمع درجات المواظبة لكل من المصل الأول و الفصل الدراسي الثاني و توضع الدرجة الكلية للمواظبة علماً أن درجة المواظبة 100 درجة و لكل فصل دراسي 50 درجة .
سجل تحويل الطالبات للوحدة الصحية :
  • تسجل فيه أسماء الطالبات التي تم تحويلهن للوحدة بالترتيب حسب تسبسب حطابهن للوحدة .​
  • تعطى الطالبة المحولة للوحدة الصحية السجل الصحي إذا لم يوجد خطاب رسمي بالتحويل للوحدة .​
  • في حالة حضور الطالبة من الوحدة أو الإجازة الممنوحة لها تحضر السجل الصحي فتقوم بتسجيل مدة الإجازة و تاريخها سببها إن منحت الطالبة إجازة .​
  • مسئولة عن السجلات الصحية للطالبات و عددها .​
السجلات الصحية الخاصة بالطالبات :
  • التأكد من تواجد جميع السجلات الصحية .​
  • بعد تحويل الطالبة للوحدة الصحية التأكد مما كتب في السجل و تسجيله في سجل التحويل للوحدة .​
  • عدم ترك السجل لدى الطالبة بعد عودتها إلى المدرسة .​
  • مطالبة أمهات الطالبات بإحضار السجل الصحي بعد مراجعة الوحدة الصحية .​
سجل متابعة تجديد الإقامات :
  • يسجل في السجل أسماء الطالبات اللاتي بإقامات فقط .​
  • تعمل صفحة واحدة لكل حرف هجائياً و تسجل فيه الطالبات بالترتيب الأبجدي .​
  • يسجل في السجل رقم الهوية أو الإقامة و تاريخ التجديد و تاريخ الانتهاء .​
  • يحتفظ الإقامات في ملف خاص بذلك .​
  • مطالبة الطالبة في حالة انتهاء مدة إقامتها بصورة الإقامة المجددة و تنبه إلى ذلك و في حالة تأخرها يرسل إنذار لولي الأمر بأن المدرسة غير مسئولة عن فصل ابنته في حالة عدم إحضارها لصورة الإقامة المجددة و المضافة .​
  • ترتيب السجل و الحرص الشديد و اليقظة في نقل جميع المعلومات و الأرقام صحيحة و سليمة .​
ملفات الطالبات :
يراعى ترتيب ملفات الطالبات كل سنة دراسية طبقاً لقائمة أسمائهن المرتبة هجائياً و المطابقة لأرقام سجل حضور و غياب الطالبات و يراعى ترتيب الأوراق في داخلها على الشكل التالي بحسب المرحلة .
1. صورة حفيظة النفوس أو شهادة الميلاد للطالبة السعودية .
2. صورة الإقامة أو الجواز المصرح به سارية المفعول لغير السعوديين و صورة من شهادة الميلاد .
3. مسوغات تسجيل الطالبة و هي بطاقة تشتمل تحويلها إلى الوحدة الصحية المدرسية لإثبات لياقتها صحياً و خلوها من الأمراض المعدية ثم استمارة أحوال الطالبة لتعبئتها من قبل ولي أمرها مع تعهده بإشعار المدرسة فوراً عن تأخر أو غياب ابنته .
4. بطاقة التطعيم .
5. البطاقة التتبعية .
6. بطاقات درجات الطالبة للسنوات المتتالية بالمرحلة .
7. السجل الصحي ( يمكن أن تحفظ هذه السجلات على شكل مجوعات لكل صف ما يخصه ) بسبب كبر حجمها بالنسبة للملف .
8. أوراق أخرى تخص الطالبة .

 
التعديل الأخير بواسطة المشرف:
نفسي اعرف من قال هذا كله شغل المراقبه ؟!
ما خليتوا شي ما استند للمراقبه ??
فيه مساعد اداري وكل شخص موكل بالاعمال اللي تترصده هنا كلها ?
 
عودة
أعلى